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Faça listas! Prepare o dia de hoje na noite anterior ou de manhã cedo. Liste as tarefas mais importantes de que necessita fazer e ao longo do dia, leia a lista várias vezes e à medida que realizar as tarefas, “risque-as” com confiança.
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Tenha sempre à mão uma agenda ou um calendário onde poderá visualizar facilmente o seu dia, a sua semana e o seu mês.
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Tire partido da tecnologia quando estiver a planear o seu dia, com as aplicações para smartphones, computadores e tablets, como o “Evernote” ou o “Toodledo”.
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Priorize o que é realmente importante para si, nas várias áreas da sua vida: família, saúde, trabalho, lazer, relacionamentos, área financeira. Devemos investir o nosso tempo nas atividades que são uma prioridade para nós e não desperdiçar a nossa energia. A sua vida é a sua vida. Faça um ponto da situação da sua vida agora e de como gostaria que ela fosse amanhã.
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Quais são os recursos de que necessita para avançar na realização das suas tarefas? Antes de começar a realizar uma tarefa, pense se está em posse dos recursos de que necessita para cumprir essa tarefa ou se necessita de pedir ajuda a alguém, de comprar algum material ou de reunir determinados documentos. Ex: Ler emails ou fazer downloads de documentos fundamentais para começar a realizar um determinado trabalho.
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Desmultiplique uma tarefa-macro em várias tarefas-micro ou sub-tarefas. Sempre que uma tarefa pareça demasiado complicada, ambiciosa ou simplesmente não saiba por onde começar, responda à pergunta: qual é o pequeno passo que posso dar agora – tarefa-micro – e o que posso fazer hoje para estar mais próximo de cumprir a tarefa-macro?
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Afaste-se de todas as distrações e guarde-as para as pausas e para o merecido descanso! Desligue a televisão e todos os aparelhos eletrónicos que o possam distrair, inclusive o telemóvel que pode colocar no modo silencioso e afaste-se da utilização do email, das redes sociais e da navegação arbitrária na Internet.
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Trabalhe sempre com objetivos em mente e com timings predefinidos. Vai ver que irá sentir-se mais realizado e motivado.
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Utilize ferramentas que o ajudem a manter-se focado, como um relógio, um temporizador ou um cronómetro. Desafie-se a ver o que consegue fazer numa só hora e passará a ter uma noção do tempo de que necessita para realizar cada tarefa.
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Perceba qual é o período do dia em que é mais rentável e produtivo para realizar as tarefas que tem agendadas. Caso seja possível, concentre a maior parte das suas tarefas nesse horário e maximize o seu tempo.
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Faça pausas a cada 50 minutos ou 1h30m, para relaxar, beber um chá, um café ou comer alimentos saudáveis que serão o combustível precioso para se manter concentrado quando regressar ao trabalho.
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No final do dia, reflita sobre tudo o que conseguiu fazer e os objetivos que atingiu, como motivação para continuar focado.
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Inspire-se nas infografias que partilhamos consigo, imprime-as e afixe-as no seu escritório ou no seu local de trabalho:
1. "How to Focus" by Anna Vital.
2. "How to Focus in the Age of Distraction", by Learning Fundamentals. -
Se ainda assim tiver dificuldade em se concentrar, pesquise outras técnicas de foco, como o método “Técnica Pomodoro” criada pelo empresário italiano Francesco Cirillo ou o método “Getting Things Done” (GTD) criado pelo consultor norte-americano David Allen.